ACUERDO DE AMIGABLE COMPOSICIÓN: Las partes podrán acudir a este mecanismo, bien por acuerdo previo incluido en una cláusula contenida en un contrato o mediante acuerdo independiente al contrato.

AGENCIA: Son los establecimientos de comercio, cuyos administradores carecen de poder para representarla (artículo 264 del Código de Comercio).

AMIGABLE COMPONEDOR: Es un tercero que puede tener la calidad de persona natural o jurídica, actúa como mandatario de las partes en la resolución definitiva de una controversia contractual, no tiene que ser necesariamente abogado, su decisión es de carácter vinculante y esta decisión tiene los mismos efectos contractuales de una transacción. Salvo convención en contrario, la decisión del amigable componedor será fundamentada en la equidad, sin perjuicio del uso de reglas de derecho, tal como lo indica la ley. Salvo acuerdo en contrario de las partes, o en caso de que no se establezca el número de amigables componedores, se entenderá que es uno (1). 

AMIGABLE COMPOSICIÓN: Es un mecanismo mediante el cual las personas que enfrentan un conflicto le encomiendan la solución de la situación a uno o varios amigables componedores que actúan como sus mandatarios y que cuentan con reconocido prestigio, trayectoria, conocimiento de la materia y solvencia moral para decidir la forma en que se debe resolver la controversia.

APLAZAMIENTO: Documento mediante el cual una o ambas partes solicitan sea aplazada la audiencia de conciliación. Este comunicado debe ser presentado mínimamente con un día hábil de anticipación a la fecha en la cual se encuentra programada la audiencia de conciliación a la cual fue citada la parte, manifestado el motivo por el cual le es imposible asistir a la audiencia en la fecha y hora programada.

APROBACIÓN AL TEXTO DEL ACTA: Estar de acuerdo con que el contenido del acta corresponde a lo fielmente tratado en la reunión.

ARBITRAJE: Es un mecanismo mediante el cual las partes involucradas en un conflicto delegan la solución de este en un número impar de abogados denominados árbitros, quienes tienen la facultad de administrar justicia y profieren una sentencia que se denomina laudo arbitral.

ARBITRAJE SOCIAL: Es el servicio de arbitraje gratuito establecido en la ley, para resolver controversias de hasta cuarenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (40 smlmv) incluida la demanda de reconvención, cuyas reglas de procedimiento se encuentran establecidas en el Reglamento del Centro.

ÁRBITRO: Es la persona o personas elegidas por las partes o el Centro encargada de resolver un conflicto conforme a derecho. Tiene las mismas calidades y obligaciones del Juez.

ASAMBLEA DE ACCIONISTAS: Denominación del máximo órgano en las sociedades por acciones, donde los accionistas no son publicitados en el Registro Mercantil.

ASOCIACIONES MUTUALES: Creadas por personas naturales para brindarse ayuda mutua frente a eventuales riesgos y satisfacer necesidades de sus asociados a través de la prestación de servicios de seguridad y bienestar social.

CÁMARAS DE COMERCIO: Instituciones privadas, de carácter gremial, que cumplen por delegación legal algunas funciones públicas como la administración de los registros públicos. En el país existen 57 cámaras que operan en un territorio establecido por la ley.  Las cámaras promueven la competitividad y formalización de las empresas, impulsan el desarrollo de las regiones y sirven como órgano de consulta en temas económicos y empresariales.

CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL: Documento que demuestra la capacidad de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro para actuar y relacionarse con terceros, acredita su existencia, publica e identifica las personas que las representan y obran en su nombre. En los certificados de existencia y representación legal se puede consultar información relevante relacionada con:

• La creación de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro.
• Reformas a los estatutos.
• Nombramientos de órganos de administración.
• El objeto social y sus actividades.
• El capital o patrimonio inicial.
• Las facultades y limitaciones de los representantes legales.

La información contenida en los certificados genera confianza y credibilidad en las relaciones comerciales para celebrar negocios y contratos.

CERTIFICADO DE REGISTRO MERCANTIL: Documento que acredita la matrícula de los comerciantes, dotando a la empresa de una capacidad que le permite identificarse y obrar en el mercado. También es prueba de la matrícula de los establecimientos de comercio y de información importante presentada por el comerciante o autoridades públicas, para dotarlos de publicidad y efectos ante terceros. En los certificados de registro mercantil se pueden consultar los datos como el nombre del comerciante, el N.I.T, la dirección del domicilio principal, dirección de notificación, cumplimiento de la renovación, el valor de los activos, las actividades que desarrolla, entre otros datos de interés para el mercado en general.

CERTIFICADO DEL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES –RUP: El certificado de inscripción y clasificación en el Registro Único de Proponentes conocido como RUP, es el documento público que da plena prueba de los requisitos habilitantes establecidos en la Ley y verificados por las cámaras de comercio, para que todas las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, domiciliadas o con sucursal en Colombia, puedan acceder a celebrar algunos contratos con las Entidades Estatales que requieren de este registro. En el certificado del RUP, además se publica la información mensual remitida a las cámaras de comercio por las Entidades Estatales sobre contratos y las actuaciones relacionados con los proponentes. 

CERTIFICADO EXPEDIDO POR LAS CÁMARAS DE COMERCIO: El certificado es un documento por medio del que:

• Las cámaras de comercio dan fe sobre la última información registrada de un comerciante, Entidad sin Ánimo de Lucro, proponente u operador de turismo. Esto le brinda a quien lo recibe, confianza y seguridad sobre la información allí consignada.
• Se materializa el carácter público que tiene la información de los registros.
• Se acredita la información más importante de quien se registra, que es fundamental para la toma de decisiones empresariales: con quién contrato o a quién le otorgo un crédito, entre otras.

CLÁUSULA COMPROMISORIA: Es la manifestación de voluntad que se incluye en un contrato o documento donde se establece que los conflictos surgidos en el desarrollo de dicho contrato serán resueltos mediante arbitraje. Esta cláusula se establece antes de surgido el conflicto.

CLAVE SEGURA: Código de seguridad que reemplaza la firma manuscrita del titular del registro y que permite renovar la matrícula o inscripción de la entidad sin ánimo de lucro por internet de forma ágil y segura.

CÓDIGO CIIU: CIIU es la sigla que traduce Clasificación Industrial Internacional Uniforme y corresponde a la clasificación de las actividades económicas a nivel nacional. Está integrada por un código de cuatro dígitos, el cual se requiere para adquirir y actualizar el registro mercantil así como el Registro Único Tributario – RUT.

COMPROMISO: Es un contrato o documento independiente en el que las partes deciden resolver las diferencias que los enfrentan mediante un proceso arbitral. Este se pacta después de que surge conflicto, lo que permite llevar a arbitraje las controversias que se estén ventilando ante los jueces.

CONCILIACIÓN: Es un mecanismo alternativo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.

CONCILIADOR EN DERECHO: Abogado titulado en ejercicio, con acreditación en mecanismos alternativos de solución de conflictos avalada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, e inscrito ante el centro de conciliación. En las audiencias de conciliación, actúa como tercero neutral, imparcial y calificado, habilitado por las partes; facilitando el dialogo entre ellas y promoviendo fórmulas de acuerdo que permitan llegar a soluciones satisfactorias para ambas partes. 

CONSTANCIA: Este documento deberá contener (I) la fecha de presentación de la solicitud; (II) la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrarse; (III) expresar sucintamente el asunto objeto de conciliación, y será generado en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre acuerdo; 2. Cuando las partes o una de ellas no comparezca a la audiencia (En este evento deberán indicarse expresamente las excusas presentadas por la inasistencia si las hubiere); 3. Cuando se presente una solicitud para la celebración de una audiencia de conciliación, y el asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley.

CONVOCATORIA A LAS REUNIONES EN LAS SOCIEDADES Y ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO: La convocatoria es la forma de citar a las personas que integran el máximo órgano de la entidad o a quienes conforman la junta o el órgano directivo de la misma, para llevar a cabo las reuniones y tomar decisiones válidamente. Los elementos para una adecuada convocatoria están determinados en los estatutos o en su defecto en la norma, ellos son:

• El órgano o la persona que realiza la convocatoria.
• El medio utilizado para informar la fecha, el lugar y otros aspectos de interés para la reunión.
• La antelación con que debe informarse la convocatoria.

CONTRATO DE LICENCIA DE USO SOBRE INFORMACIÓN: Documento que aclara el uso que puede darle el usuario licenciatario a la información entregada por la Cámara de Comercio.

COOPERATIVA: Entidad sin ánimo de lucro, en la que sus trabajadores o usuarios aportan dinero de forma permanente para su funcionamiento, estos aportes son mínimos e irreductibles. Mediante la responsabilidad compartida de trabajadores y usuarios se distribuyen entre sí el desarrollo de su objeto social.

CORPORACIÓN – ASOCIACIÓN: Persona jurídica sin ánimo de lucro conformada por dos o más personas para realizar actividades altruistas que proporcionen bienestar a los asociados o a la comunidad en general.

DEMANDADA: Aquella parte frente a la cual se dirige una demanda arbitral que puede estar integrada por uno o más demandados. Así mismo, demandada es la parte contra la cual se dirige una demanda de reconvención.

DEMANDANTE: Aquella parte que formula una demanda arbitral, que puede estar integrada por uno o más demandantes. Así mismo, demandante significa la parte que formula una demanda de reconvención. 

DEPURACIÓN DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL – RUES: Consecuencia de no llevar a cabo la renovación de la matrícula mercantil durante cinco años. El efecto en las personas naturales y los establecimientos de comercio es la cancelación de la matrícula mercantil, las personas jurídicas (sociedades y entidades sin ánimo de lucro) que incurran en la misma situación, quedarán disueltas y en estado de liquidación.

DERECHOS DE INSCRIPCIÓN: Tarifas fijadas por la Ley, para la inscripción de los actos y documentos de los cuales la Ley exige esa formalidad y rigen para todas las cámaras de comercio del país.

ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO: Conjunto de bienes y capacidades con los que cuenta el comerciante para realizar sus actividades económicas, que pueden ser tangibles tales como la maquinaria y la mercancía, e intangibles como la marca y las creaciones. Los establecimientos de comercio deben registrarse en la Cámara.

ESCRITURA PÚBLICA: Documento público en el que se deja constancia de un determinado hecho, declaraciones o derechos ante un notario que autoriza y firma. Este documento debe ser firmado por sus otorgantes.

EXTRACTO DE ACTA: Escrito conformado por los requisitos legales para la existencia del acta, en el que se puede omitir la transcripción de las decisiones e información no sujeta a inscripción en el Registro Mercantil o de entidades sin ánimo de lucro.

FONDOS DE EMPLEADOS: Entidad que asocia a los trabajadores dependientes o subordinados de una empresa pública o privada o de varias empresas con la misma actividad, o que sean matrices o subordinadas entre sí, con la finalidad de ofrecer servicios que beneficien a sus asociados, como actividades de ahorro y crédito.

FORMULARIO RUES: Conjunto de información requerida para los registros administrados por las cámaras de comercio. Se diligencia para inscripciones, matrículas y renovaciones.

FUNDACIÓN: Persona jurídica sin ánimo de lucro, que nace de la voluntad de una o varias personas que destinan recursos para un fin de beneficencia pública, de utilidad común o de interés social.

GEORREFERENCIACIÓN: Servicio que permite localizar geográficamente los registros de empresas que resultaron de la segmentación en el servicio de Información Empresarial. 

JUNTA DIRECTIVA: Órgano de administración intermedio, de gestión externa entre la asamblea de accionistas y la representación legal. Sus funciones y límites de actuación están establecidos en los estatutos de la sociedad que crea el órgano.

JUSTIFICACIÓN: Documento a través del cual, la parte que no concurrió a la audiencia de conciliación justifica su no comparecencia; con el fin de poder solicitar la reprogramación de la audiencia o sea generada la constancia de inasistencia con justificación. Este documento debe ser radicado ante el Centro de Conciliación dentro de los tres (3) días habilites siguientes a la fecha en la cual fue realizada la audiencia de conciliación.

LIBRO DE ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO: Contiene las anotaciones cronológicas de lo que sucede en las reuniones ordinarias y extraordinarias en las sociedades y entidades sin ánimo de lucro. Su registro lo convierte en herramienta probatoria porque le aporta seguridad y veracidad a la información que lo conforma.

LIBRO DE REGISTRO DE SOCIOS, ACCIONISTAS O ASOCIADOS: Da cuenta de la información relacionada con los socios o asociados de la entidad según la denominación establecida en los estatutos para las personas que integran el máximo órgano, evidencia también la participación de los socios o accionistas, lo que permite tener una fuente única de información sobre los titulares de la sociedad frente a terceros. Su carácter probatorio depende del registro en la cámara de su existencia y de la actualización en su contenido sobre los cambios en socios o porcentajes de participación. 

LICENCIA DE USO SOBRE INFORMACIÓN. Servicio que concede un derecho de uso sobre la información empresarial entregada al cliente, con el fin de promocionar los productos y/o servicios de su empresa, analizar el mercado o búsqueda de proveedores. Sin embargo, se prohíbe la reproducción, comunicación, distribución y difusión de la información entregada.

LICENCIANTE: Parte que autoriza la licencia de uso de la información, para efectos de nuestro servicio de Información Empresarial, es la Cámara de Comercio.

MATRÍCULA MERCANTIL: Es la información que el comerciante, persona natural o jurídica entrega a la Cámara de Comercio mediante el formulario RUES (Registro Único Empresarial y Social).

MÉRITO EJECUTIVO: Efecto legal, que permite al acreedor exigir el cumplimiento de una obligación clara, expresa y exigible, ante la eventualidad del incumplimiento del deudor. Este trámite se hace ante un juez permanente, a través de un proceso ejecutivo.

NÚMERO DE MATRÍCULA LOCAL: Número que la Cámara de Comercio respectiva asigna internamente al expediente de cada comerciante.

NÚMERO ÚNICO DE IDENTIFICACIÓN NACIONAL: Está conformado en la parte principal con el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el número de identificación tributaria NIT u otro número de identificación nacional adoptado de manera general, si es persona jurídica. Este número corresponde a la matrícula nacional del comerciante.

PACTO ARBITRAL: El negocio jurídico por el que las partes someten o se obligan a someter al arbitraje controversias que hayan surgido o puedan surgir entre ellas en materia de libre disposición o que la ley autorice. El pacto arbitral podrá adoptar la forma de una cláusula compromisoria o de un compromiso.

PERSONA JURÍDICA: Persona ficticia que surge de un pacto asociativo o del reconocimiento legal que hace de ella una autoridad. La persona jurídica, una vez constituida es distinta a las personas que la conforman.

PERSONA NATURAL COMERCIANTE: Persona física que en su propio nombre o por sí misma, realiza actividades respaldadas con su patrimonio personal, de manera pública, profesional y reiterada destinada a la producción de bienes o prestación de servicios de naturaleza comercial.

PRE COOPERATIVA: Entidad del sector cooperativo organizado para realizar actividades permitidas a las cooperativas, no obstante, por falta de capacidad económica, administrativa, educativa o técnica no pueden de forma inmediata organizarse como cooperativa.

PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA REUNIÓN: Cargos creados en los requisitos legales de las actas para coordinar y escribir lo tratado en reuniones del máximo órgano o del órgano de administración. Son elegidos en cada reunión por los asistentes.

QUÓRUM DECISORIO: Número de votos o acciones necesarias para aprobar una decisión. Es necesario verificar la Ley o los estatutos, para determinar si existe un quórum decisorio especial según la decisión.

QUÓRUM DELIBERATORIO: Número de integrantes del máximo órgano de la sociedad o de la junta directiva, necesarios para iniciar una reunión.

REGISTRO DE APODERADOS JUDICIALES DE ENTIDADES EXTRANJERAS DE DERECHO PRIVADO SIN ÁNIMO DE LUCRO QUE ESTABLEZCAN NEGOCIOS PERMANENTES EN COLOMBIA: Inscripción que llevan las cámaras de comercio, de los nombramientos que realicen las entidades de derecho privado extranjeras y las organizaciones no gubernamentales con domicilio en el exterior que desarrollen negocios o el objeto social en Colombia, de apoderados con facultades para representarla judicialmente.

REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO- ESAL: Es el registro que agrupa a las personas jurídicas que tienen propósitos altruistas o de cooperación en favor de sus asociados, de terceros o de la comunidad en general. Además de inscribirse en el registro al momento de su creación, tienen la obligación de registrar todos los actos y documentos sujetos a registro por disposición legal. Las ESAL deben renovar anualmente su inscripción y actualizar su información entre el primero de enero y el 31 de marzo.

REGISTRO MERCANTIL: Tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes, sus establecimientos de comercio así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la Ley exigiera la capacidad del registro. Es una función delegada por el Estado, esencialmente reglada, pública, y disponible para que cualquier persona pueda examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copia de los mismos.

REGISTRO NACIONAL DE TURISMO – RNT: Es un registro en el que deben inscribirse los prestadores de servicios turísticos que operen en Colombia y que es obligatorio para su funcionamiento. Su actualización es virtual (en http://rnt.rue.com.co) y debe hacerse cada año entre el primero de enero y el 31 de marzo.  No cumplir con la obligación de la actualización anual del Registro Nacional de Turismo acarrea una multa de un (1) salario mínimo legal mensual vigente y el cierre temporal del establecimiento de comercio. Durante el tiempo de suspensión del Registro Nacional de Turismo, el prestador de servicios turísticos no podrá ejercer la actividad, hasta tanto demuestre que ha cumplido con la actualización y pagado la multa al Fondo Nacional de Turismo – FONTUR.

REGISTRO PÚBLICO DE VEEDURÍAS CIUDADANAS: Inscripción de las organizaciones que ejercen vigilancia sobre la gestión pública (Autoridades administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control), así como de las entidades públicas o privadas, (Organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público).

REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL – RUES: Plataforma nacional administrada por Confecámaras que integra los registros públicos delegados a las cámaras de comercio del país. Ingresando a www.rues.org.co puede obtener la siguiente información:

• Nombres y NIT de comerciantes, sean personas naturales o jurídicas, y entidades sin ánimo de lucro.
• Las actividades económicas que desarrollan.
• Nombres de representantes legales de las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con sus
• facultades y limitaciones para actuar.
• Los establecimientos de comercio que a nivel nacional tenga el comerciante.
• La última fecha de renovación.
• La fecha de la matrícula y de vigencia de la sociedad o entidad sin ánimo de lucro.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES- RUP: Es un registro que habilita a las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, con domicilio o sucursal en Colombia, para participar en licitaciones y celebrar contratos con el Estado. La renovación del RUP se debe realizar cada año entre el primero de enero y el quinto día hábil de abril.

REGISTRO ÚNICO NACIONAL DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA – RUNEOL: Registro virtual administrado por las Cámaras de Comercio del país, que tiene como finalidad dar publicidad a las entidades operadoras de libranza o descuento directo y permitir a cualquier persona la consulta en línea y gratuita de la información allí publicada. Mediante el registro, la Cámara de Comercio asignará a cada entidad un código de reconocimiento a nivel nacional que lo identificará como operador de libranza o descuento directo. 

REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO -RUT: Forma de identificar, ubicar y clasificar las personas naturales y jurídicas sujetas de obligaciones con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN – . Con este registro, se obtiene el Número de Identificación Tributaria -NIT-. Este trámite puede realizarse en las oficinas de la DIAN o a través de www.dian.gov.co.

RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL: Oportunidad de actualizar la información en el Registro Mercantil. Esta oportunidad es prevista en la Ley como una obligación que debe cumplirse entre el primero de enero y el 31 de marzo. De no hacerlo, genera sanciones económicas que pueden ser impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el artículo 30 de la Ley 1727 de 2014.

REPRESENTANTE LEGAL: Instrumento mediante el cual la persona jurídica expresa su voluntad y actúa directamente y en nombre propio. Es de obligatoria existencia en cualquier sociedad o entidad sin ánimo de lucro. Sus poderes, facultades y limitaciones son regulados en los estatutos.

REPROGRAMACIÓN: Documento a través del cual, la parte que no compareció a la audiencia de conciliación y justifico su inasistencia, manifiesta su intención de concurrir a la audiencia y solicita sea reprogramada en una nueva fecha.

REUNIONES EXTRAORDINARIAS: Se llevan a cabo ante una situación imprevista o urgente, en atención a la convocatoria realizada por uno de los órganos competentes: junta directiva, representante legal o revisor fiscal.

REUNIONES ORDINARIAS: Los socios la celebran una vez al año según la época establecida en los estatutos y tiene como propósito principal examinar los asuntos más relevantes para el cumplimiento de las actividades.

REVISOR FISCAL: Órgano externo (debe ser contador público), que vigila de forma permanente a los órganos de administración y representación por interés de los socios, del Estado y de la comunidad en general. Es obligatorio en las sociedades anónimas, en comandita por acciones y en las sucursales de sociedad extranjera.

SECRETARIO: Es la persona comisionada para apoyar a los árbitros durante todo el proceso arbitral.

SISTEMA PREVENTIVO DE FRAUDES – SIPREF: Conjunto de acciones que tienen como propósito proteger la información de los registros públicos administrados por las cámaras y evitar que sea modificada por terceros. Le permite al titular registral  controlar los cambios en la información de su registro y en caso de que la información no corresponda a su empresa o entidad sin ánimo de lucro, reportarlo de manera inmediata a la Cámara para evitar su modificación.

Acciones desplegadas en el SIPREF:

• Validación biométrica de la identidad de las personas que radican peticiones de registro.
• Validación de la identidad de los representantes legales, miembros de junta y revisores
• fiscales.
• Correos electrónicos y mensajes de texto de alerta en el momento en el que la solicitud de registro se radica y cuando se lleva a cabo el registro.

SOCIEDADES ANÓNIMAS: Surgen cuando mínimo 5 personas se unen para realizar actividades comerciales que les permita obtener y distribuir utilidades. La participación de los socios está condicionada a un aporte ya sea en dinero, bienes o trabajo. Se caracterizan por:

• Tener tres clases de capital: autorizado, suscrito y pagado.
• La participación de los accionistas se divide en acciones, todas con el mismo valor unitario.
• Los accionistas responden hasta el monto de los aportes.
• Requieren de revisor fiscal y junta directiva.

SOCIEDADES LIMITADAS: Es el acuerdo mediante el cual dos o más personas y máximo veinticinco, se unen para el desarrollo de actividades comerciales, obtener y distribuir utilidades. Sus principales características son:

• Tener un solo capital, pagado en su totalidad al momento de la constitución de la sociedad.
• La participación de los socios se divide en cuotas de igual valor individual.
• Los socios responden hasta el monto de los aportes, salvo deudas fiscales y laborales.

SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA – SAS-: Es un tipo de sociedad que puede ser constituida por una o varias personas, naturales o jurídicas. Las SAS ofrecen algunas ventajas frente a otras figuras societarias, entre ellas:

• Es una clase de asociación empresarial flexible y menos costosa.
• Permite la constitución por documento privado, no hay que ir a una notaria.
• Puede tener una duración indefinida.
• No está obligada a tener junta directiva ni revisor fiscal.

SOLICITUD DE CONCILIACIÓN: Documento mediante el cual se solicita realizar una audiencia de conciliación prejudicial, la cual

puede ser presentada por una o ambas partes. En la solicitud se deben identificar al convocante(s) y al convocando(s), y debe contener (I) Hechos: consiste en hacer una descripción detallada de los  hechos que están originando el conflicto desde su inicio hasta el momento de la presentación de la solicitud; (II) Pretensiones: lo que se pretende o se desea conseguir con la audiencia; (III) Cuantía: estimación económica de las pretensión, de ser imposible cuantificar o de no tener pretensión económica se establece como cuantía indeterminada; (IV) Anexos: identificar los documentos que se aportan para respaldar la solicitud; (V) Notificaciones: datos de contacto de las partes, tanto convocante como convocando, donde se especifique su nombre completo (persona natural o jurídica), número de identificación (Cédula de ciudadanía- N.I.T – Tarjeta profesional), dirección de notificación (oficina o residencia) Municipio, dirección electrónica y número de teléfono y/o celular.

SUCURSAL: Establecimiento de comercio abierto por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultades para representar a la sociedad (artículo 263 del Código de Comercio).

SUSPENSIÓN: Una vez el conciliador de apertura a la audiencia de conciliación, esta podrá suspenderse cuando las partes por mutuo acuerdo la soliciten y siempre que a juicio del conciliador exista ánimo conciliatorio. Se debe generar una constancia de suspensión, en la cual las partes manifiestan el motivo de la suspensión, fecha, hora y lugar en la cual continuará la audiencia de conciliación. Este documento es firmado por la totalidad de los asistentes y el conciliador en señal de libre aceptación.

TIPOS DE CERTIFICADOS QUE EXPIDEN LAS CÁMARAS DE COMERCIO: Los certificados expedidos por las cámaras de comercio, son documentos que evidencian la información contenida en los registros públicos como anotaciones de los actos y documentos presentados por los comerciantes, sociedades y entidades sin ánimo de lucro. Los principales tipos de certificados son:

• Certificados de Existencia y Representación Lega de las sociedades, Entidades sin Ánimo de Lucro, Empresas Unipersonales y Empresas de Trabajo Asociado.
• Certificados del Registro Mercantil del comerciante y establecimientos de comercio.
• Certificados del Registro Único de Proponentes –RUP-.
• • Certificados de cancelaciones.
• Certificado de inscripción de Libros.
• Y otros certificados especiales relacionados con información pública registrada en las Cámaras.

TIPO DE SOCIEDAD: Se entiende como sociedad a un contrato que se realiza entre dos o más personas con el objetivo de realizar un negocio. A partir del contrato se origina una persona jurídica que es diferente a la de los socios que integran a la sociedad. 

TRÁNSITO A COSA JUZGADA: Si las partes llegaron a un acuerdo conciliatorio, no pueden acudir a ninguna otra instancia judicial por cuanto la controversia quedó resuelta con el citado acuerdo.

TRIBUNAL ARBITRAL: Hace referencia al árbitro o al número impar de árbitros, cuya función es resolver la controversia sometida a arbitraje.

USUARIO LICENCIATARIO: Persona y/o empresa autorizada a usar la información licenciada por la Cámara de Comercio.