¿Qué es el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro?

En este Registro se inscriben todas las personas jurídicas que dentro de su objeto social no contemplan actividades de carácter mercantil. Las Entidades Sin Animo de Lucro son personas jurídicas, capaces de ejercer derechos y contraer obligaciones, de ser representadas judicial

y extrajudicialmente, con sujeción a las disposiciones legales y a sus propios estatutos, las cuales nacen por voluntad de sus asociados o por la libertad de disposición de los bienes de los particulares, para la realización de fines altruistas o de beneficio comunitario, no contemplando dentro de su objeto principal el desarrollo de actividades mercantiles. 

El Registro De Una Entidad Sin Animo De Lucro es la inscripción de todos los actos de constitución, reformas, nombramientos de administradores, revisores fiscales, libros disolución y liquidación, efectuadas en los libros que para tal efecto llevan las Cámaras de Comercio.

Entidades Sin Ánimo de Lucro que deben Registrarse

Por norma general, deben registrarse ante las Cámaras de Comercio las siguientes entidades:

• Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común – gremiales – de beneficencia – profesionales – juveniles – sociales – democráticas y participativas – cívicas y comunitarias – de egresados – de rehabilitación social y ayuda a indigentes – clubes sociales.
• Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas.
• De planes y programas de vivienda de interés social.
• Asociaciones de padres de familia de cualquier grado.
• Asociaciones de instituciones educativas.
• Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres de familia y educadores.
• Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado.
• Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
• Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985.
• Entidades ambientalistas.
• Cooperativas, federaciones y confederaciones exceptuando las cooperativas y precooperativas de trabajo asociado, instituciones auxiliares del cooperativismo y precooperativas.
• Fondos de Empleados.
• Asociaciones mutuales.
• Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.
• Organizaciones populares de vivienda.
• Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

Entidades Sin Ánimo de Lucro exceptuadas de registro

El artículo 45 del Decreto 2150 de 1995 y el artículo 3º del Decreto 427 de 1996, señalan las entidades que se encuentran exceptuadas del registro, así:

• Instituciones de educación superior.
• Instituciones de educación formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994.
• Entidades privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993 y la Ley 10 de 1990.
• Personas jurídicas que prestan servicios de vigilancia privada (Decreto 356 de 1994)., las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros.
• Los Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores (Ley 50 de 1990).
• Los partidos y movimientos políticos (Ley 130 de 1990).
• Las Cámaras de Comercio reguladas por el Código de Comercio.
• Las sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993.
• Las personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia.
• Los establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el Decreto 3130 de 1968 y demás disposiciones pertinentes.
• Las propiedades regidas por las leyes de propiedad horizontal, reguladas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985.
• Las Cajas de Compensación familiar reguladas por la ley 21 de 1982.
• Los cabildos indígenas regulados por la ley 89 de 1890.
• Las entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte de los niveles nacional, departamental y municipal regulados por la ley 181 de 1995 y decreto ley 1228 de 1995.
• Las organizaciones gremiales de pensionados de que trata la Ley 43 de 1984 y D.R. 1096 de 1991.
• Las casas-cárcel de que trata la Ley 65 de 1993.
• Los clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas (Ley 61 de 1993 y D.E. 2535 de 1993).
• Las Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria, Federaciones y Confederaciones (Ley 537 de 1999).
• Las instituciones prestadoras de servicios de bienestar familiar (Decreto 1422 de 1996).
• Los Cuerpos de Bomberos Voluntarios u Oficiales (Ley 322 de 1996).

Formas de constituir una Entidad Sin Ánimo de Lucro

La legislación vigente señala que una entidad sin ánimo de lucro se puede constituir por Documento Privado, mediante la suscripción de un acta de constitución y unos estatutos, o por Escritura Pública.

Si los asociados optan por constituir la entidad por documento privado, los asociados o fundadores deben firmar un documento donde conste su voluntad de asociarse, nombres completos, identificación y domicilio de cada uno, anexo a un documento que debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, por las personas que firmen como presidente y secretario de la reunión en la cual se decide crear la entidad, este documento se denomina “acta de la asamblea de constitución”, el cual debe contener:

La aprobación de la constitución de la entidad.
La aprobación del nombre de la entidad.
La aprobación de los estatutos que la rigen.
La designación de los órganos de administración, vigilancia y representación legal.
Los estatutos deben contener:

Nombre de la persona de la entidad sin animo de lucro y su sigla, si la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que la rigen.

La clase de persona jurídica: Indique si se trata de una Corporación, Fundación, Cooperativa, Fondo de Empleados, Asociación Mutual, etc.

El domicilio de la entidad. (Ciudad o municipio).

Objeto social: Enunciar clara y completa las actividades a que se dedicará principalmente la entidad.

El patrimonio y forma de hacer los aportes. En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial estimado en dinero.

La forma de administración: establecer en forma clara y precisa la forma de administración con indicación de las facultades y limitaciones de los:

Órganos de administración, asamblea de asociados, juntas directiva, consejo de administración, juntas de vigilancia, comité de control social y Representación legal, presidentes, vicepresidentes, gerente, director y sus suplentes.

La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias.

Los requisitos para convocar a las reuniones, es decir:

La forma o medio para citar a los asociados (comunicación escrita, avisos de prensa, carteleras, llamada telefónica, etc.),

Con cuántos días de anticipación debe citar a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

Persona y órgano que realizará la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias.

La duración precisa de la entidad, expresada en años. Para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, su duración será indefinida.

Las causales de disolución enunciadas con claridad.

La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad indicando el destino de sus remanentes, según los estatutos.

Las facultades y obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo esta previsto en la ley o en los estatutos.

Los nombramientos de: Los órganos colegiados: Junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc.

Representantes Legales: Presidente, Vicepresidente, director, etc.

Cuando los asociados escogen constituirse mediante escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos que más adelante señalan.

La entidad debe presentar su solicitud de registro en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal.

Una vez otorgada el acta de constitución, la escritura pública, o el documento privado, presente copia auténtica, según el caso, en cualquiera oficina de la Cámara de Comercio de la jurisdicción correspondiente y Cancele el valor de los derechos de inscripción.

Cuando la entidad fue constituida entes de 1996 se deben presentar ante Cámara de Comercio únicamente los siguientes documentos:

• Un certificado especial de la autoridad que ejerce la inspección y vigilancia de la entidad sin ánimo de lucro.
• El certificado debe contener los mismos requisitos establecidos para la constitución de una entidad.
• Se debe pagar el impuesto de registro de la Gobernación en esta Cámara de Comercio por el acto y los estatutos y diligenciar el PRERUT de la entidad sin ánimo de lucro ante esta misma Cámara de Comercio.

Los libros de una Entidad Sin Ánimo de Lucro

Como se trata de una persona jurídica legalmente constituida, la entidad debe presentar su solicitud de inscripción de libros en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal.

La inscripción se puede solicitar en cualquier tiempo, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio.

Con base en la Ley Anti Trámites no se registran libros con fines contables.

Requisitos para solicitar el registro de libros

Es necesario presentar una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente:

• Fecha de solicitud.
• Nombre completo de la entidad a quien pertenezcan los libros.
• Nombre o destinación de los libros que solicita inscribir.
• Cantidad de hojas útiles de cada libro y en que numeración comienza y en cual numeración termina. Ejemplo: 10 hojas, desde la hoja 11 a la hoja 20.
• Código de cada libro, si es de hojas continuas.

Requisitos de los libros

Se registran libros únicamente en blanco. Cada libro debe presentarse:

• Debidamente rotulado.
• Con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación. (Ej. libro de actas)
• Cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua.
• Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, debe crearse un código para cada libro.

Requisitos para registrar nuevos libros

Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos:

• Traer el libro anterior.
• Presentar certificación del revisor fiscal o del contador público que certifique sobre la terminación del libro.
• En caso de pérdida de un libro, debe anexarse copia auténtica de la denuncia respectiva.